Teamwork sleutel tot succes bij internationale productieverhuizing

De foodbranche is continu in beweging en dat vraagt van bedrijven binnen deze branche om mee te veranderen. Vragen omtrent kostenefficiënte productie zijn veel voorkomend. Zo ook voor Cloetta, een toonaangevend bedrijf in de zoetwarenbranche. Cloetta zat met de uitdaging binnen drie maanden het gehele productieproces en de bijbehorende faciliteiten te verplaatsen van Nederland naar Slowakije. Synergo adviseerde en ondersteunde Cloetta tijdens dit traject.

Cloetta produceert suikerwerk, chocolade producten, pastilles en kauwgom en opereert in de Scandinavische landen, Nederland en Italië. In Nederland is ze met name bekend van de merken Red Band, Venco, Sportlife, Xylifresh en King. In 2015 heeft Cloetta het bedrijf Lonka overgenomen, maker van onder andere fudge en nougat producten. Synergo werkte zowel met Cloetta als met Lonka al jarenlang samen. De kroon op de samenwerking is de recente bouw en verhuizing van de productie van Dieren naar Levice.

Verhuizing productielocatie

Eind 2015 nam Cloetta het besluit de fabriek in Dieren te verhuizen naar Levice in Slowakije. Met als voornaamste redenen: een meer kostenefficiënte productie, de toevoeging van een extra productielijn en de mogelijkheid tot schaalvergroting. Locatie Levice is een logische keuze, omdat daar sinds 2006 ook andere productielijnen van Cloetta gevestigd zijn. Extra complicatie bij de verhuizing naar Levice was echter de noodzaak voor bouwkundige uitbreiding, omdat het bestaande gebouw geen ruimte meer bood voor een uitbreiding van deze omvang. Het nieuw te realiseren gebouw moest onderdak gaan bieden aan de gehele productiefaciliteit zoals die ook in Dieren aanwezig was. Synergo maakte de layouttekeningen van de fabriekshal. Projectleider Tim van Meer: “We hebben een ontwerp voor een optimale indeling van de fabriek gemaakt die niet alleen technisch klopt, maar die ook praktisch werkbaar is. Het ontwerp omvatte ook een 3D-model, zodat betrokkenen vooraf al een goede beleving van de fabriek kregen.”

Goede voorbereiding essentieel

Een goed design en een goede voorbereiding zijn essentieel, omdat de gehele productie binnen 3 maanden verhuisd moest worden én alles up en running moest zijn. Van Meer: “Het gaat om de voedingsmiddelenindustrie. Daar kun je geen jaar over de verhuizing doen, want in de tussentijd staat het productieproces stil. We hebben daarom veel aandacht gegeven aan de voorbereiding en engineering, zodat de realisatie van de bouwkundige uitbreiding, het proces van verhuizing, installatie en het inbedrijfstelling van de productieapparatuur soepel zou verlopen.”

Synergo heeft vervolgens zorg gedragen voor de volledige verhuizing van de proceslijnen en heeft de rol op zich genomen van project- en uitvoeringsbegeleiding. Met name de begeleiding ter plaatse heeft er voor gezorgd dat de deadline van 1 januari 2017 gehaald is. Van Meer: “Mijn Deense Cloetta-collega en ik zijn – elkaar afwisselend – tijdens de bouw en verhuizing continu aanwezig geweest in Levice. Hierdoor konden we het proces goed begeleiden, snel schakelen en knopen doorhakken.” Op deze manier is ervoor gezorgd dat alle machines tijdig zijn geplaatst, getest en gereed gemaakt voor productie. Daarbij rekening houdend met de (lokale) wettelijke regels en bepalingen ten aanzien de veiligheid van voedsel, medewerkers en machines.

Sterk teamwork tussen alle partijen

Naast strakke planning en budget was de grootste uitdaging in het project de lokale Slowaakse cultuur. Van Meer: “Slowakije heeft een andere werkcultuur dan Nederland. Organisaties zijn in Slowakije veel hiërarchischer dan in Nederland, waardoor mensen minder snel verantwoordelijkheid durven nemen.” Hierdoor was het een uitdaging om mensen te motiveren, mee te nemen in het proces en tot beweging aan te zetten. “Uiteindelijk is het heel goed gelukt door het sterke teamwerk tussen alle partijen.”

Het teamwork is uiteindelijk de sleutel tot succes geweest. Met name Jacco Bakker, Projectmanager van Cloetta, heeft hierin een grote rol gespeeld door het team zó samen te stellen en te managen dat het een toppresentatie kon realiseren. Het teamwork begon al vóór de verhuizing naar Levice toen Slowaakse Cloetta-collega’s (productieleiders, operators, procestechnologen, kwaliteitsmedewerkers en onderhoudsmonteurs) naar Dieren zijn gehaald om daar daadwerkelijk de productie te laten draaien. Zo was de eerste teamsamensmelting al geboren nog voordat de werkelijke verhuizing was begonnen. Deze collega’s hebben later in Levice het voortouw genomen om de productie daar weer ‘up-and-running’ te krijgen.

Een succesvol projectresultaat

Uiteindelijk bestond het projectteam uit projectleiders en engineers van Synergo en Cloetta, een lokale technische site-manager en productieleiders, operators, procestechnologen en onderhoudsmonteurs uit zowel Dieren als Levice. Door deze mix van diverse mensen kon op elke uitdaging adequaat gereageerd worden. De intensieve samenwerking, het goede teamwork en het wederzijdse vertrouwen tussen alle betrokkenen heeft er voor gezorgd dat het project een succes is geworden.

In een evaluatiegesprek complimenteert Cloetta de expertise, flexibiliteit en daadkracht van Synergo. Bakker: “Je kunt een hele mooie bouwtekening maken maar als er dan tijdens het proces niet de kennis en durf is om beslissingen te nemen, dan heb je er niets aan. En juist dat heeft Synergo uitstekend gedaan.” Cloetta waardeert bovendien dat Synergo zich echt als een partner opstelt, die vanuit haar eigen expertise en ervaring meedenkt en acteert naar nóg betere oplossingen. “Het was zeker geen éénrichtingsverkeer. Synergo heeft ons inzichten gebracht waar we zelf niet aan gedacht hadden. De advisering van en samenwerking met Synergo heeft het project echt beter gemaakt.”