Wanneer voedingsbedrijven investeren in hun productie, is de aankoop van machines één van de belangrijkste stappen. Toch zien we in de praktijk dat een goede Request for Quotation (RFQ) nog vaak wordt onderschat of niet eens gebruikt. Een RFQ die te beperkt, te globaal of technisch onvoldoende uitgewerkt is, kan tijdens de realisatie van een project voor flinke vertragingen, extra kosten en performanceproblemen zorgen.

Bij Synergo begeleiden onze projectmanagers en engineers klanten dagelijks bij investeringsprojecten. We zien dan ook precies waar het mis kan gaan — én hoe een goede RFQ juist voor rust, voorspelbaarheid en snelheid zorgt.

Wat maakt een RFQ zo belangrijk?

Een RFQ is niet zomaar een offerteaanvraag. Het is het document dat richting geeft aan het hele project en bepaalt hoe goed een leverancier begrijpt wat er verwacht wordt. In een sterke RFQ staat helder omschreven wat de machine moet kunnen, binnen welk proces hij moet functioneren, aan welke hygiëne- en veiligheidsnormen hij moet voldoen en welke prestaties aantoonbaar geleverd moeten worden tijdens FAT en SAT.

Hoe concreter je dit vastlegt, hoe kleiner de kans dat er later discussies ontstaan over verwachtingen, kosten of functionaliteit.

Daarnaast dwingt het opstellen van een RFQ je goed na te denken over elk detail van je eigen proces vóórdat je de machine koopt. Het is voor zowel klant als leverancier enorm vervelend als de machine al is gekocht en toch blijkt dat er nog verandering nodig zijn omdat er extra producten over de lijn moeten kunnen of de software niet standaard geschikt is voor de gewenste MES-integratie.

De risico’s van een zwakke RFQ

Een onduidelijke RFQ creëert onzekerheid, zowel bij de leverancier als bij de interne organisatie. Dat begint vaak al bij de offertefase: leveranciers interpreteren ontbrekende informatie elk op hun eigen manier, waardoor de aanbiedingen lastig vergelijkbaar worden. Een machine lijkt bijvoorbeeld goedkoper, maar blijkt later minder compleet of helemaal niet aan te sluiten op de technische eisen.

Tijdens de realisatie ontstaan vervolgens de echte problemen. Denk aan aansluitingen die niet blijken te kloppen, ontbrekende functies, extra engineering die alsnog moet worden uitgevoerd of aanpassingen die pas op de werkvloer aan het licht komen. Dit leidt tot vertragingen in installatie en opstart. De planning schuift op — waardoor productiestops langer duren dan gepland — en de kosten lopen op door aanvullende werkzaamheden en meerwerk.

Ook de FAT en SAT verliezen hun waarde wanneer de eisen niet vooraf duidelijk zijn vastgelegd. Zonder scherp gedefinieerde prestaties is het moeilijk om te beoordelen of de machine daadwerkelijk levert wat is afgesproken. Problemen die in de fabriek van de leverancier ontdekt hadden moeten worden, komen dan pas aan het licht op de productievloer van de klant.

Het uiteindelijke gevolg: een productielijn die later draait dan gepland en soms jarenlang niet optimaal presteert.

Hoe Synergo hierbij helpt

Onze projectmanagers en engineers combineren technische kennis met praktijkervaring. We weten precies welke details in een RFQ het verschil maken en ondersteunen klanten bij:

✔ Het opstellen van een complete en heldere RFQ
Inclusief technische eisen, functionele beschrijvingen, lay-outvoorwaarden, utilities, hygiëne-eisen, automatiseringsinterfaces en prestatie-eisen.

✔ Leveranciersobjectief vergelijken op basis van inhoud
We beoordelen offertes op volledigheid, technische match en kosten en geven een advies over de leverancier die het best bij jullie als klant past.

✔ Strakke FAT- en SAT-procedures
Wij zorgen dat de leverancier precies test wat vooraf is afgesproken en voldoet aan de prestatie-eisen die gesteld zijn.

✔ Snellere installatie en inbedrijfstelling
Omdat de voorbereiding goed is, kan de machine sneller worden geplaatst, aangesloten en getest.

✔ Een productielijn die sneller draait
Dankzij een goede RFQ sluiten machine, proces en gebouw perfect op elkaar aan. Minder verrassingen, minder stilstand, meer rendement.

Het resultaat: minder verrassingen, lagere kosten en een productie die sneller op gang komt

Een doordachte RFQ voorkomt discussie en improvisatie tijdens realisatie van het project. Het scheelt een hoop frustratie voor zowel de klant als de leverancier. Je behoudt daarnaast grip op planning en budget, verkleint de kans op faalkosten en zorgt dat de machine vanaf dag één presteert zoals bedoeld. Zeker in een sector waar stilstand direct omzetverlies betekent, is dat verschil enorm.

Wil je zekerheid bij je volgende machine-investering?

De specialisten van Synergo helpen je graag om een sterk onderbouwde RFQ op te stellen. Zo leg je een solide basis voor een soepel project — zonder verrassingen en zonder onnodige kosten.

Neem gerust contact met ons op.